2023年11月、大阪にて3日間開催されたHR EXPO（※1）。i-plugの主力事業であるOfferBoxが出展しました。HR EXPOを担当し奮闘していた23年卒入社の河合さんにインタビューし、出展までの準備や当日について伺いました。
※1 HR EXPO（主催：RX Japan株式会社）は、人事業務支援に特化した展示会です。人事DX・採用・教育・研修など人事部門を支援する製品・サービスが出展します。
株式会社i-plug
河合さんマーケティング部法人マーケティンググループ
2023年大学卒業後、i-plugへ入社。現在は法人マーケティンググループが運営するメディア「人事ZINE」のコンテンツ制作や、セミナーの企画を担当している。プライベートでは、自主映画の制作をしており、アシスタントプロデューサーを務める。
鹿毛第8回【関西】HR EXPO出展を担当した河合さん。はじめに、出展の目的を教えてください。
河合法人マーケティンググループは、お客様が必要とした情報を適切なタイミングで提供し、OfferBoxの価値を知っていただくために、広告の出稿やメディアの運営、メール配信などをしています。HR EXPOではリアルにお客様と会って課題を聞きOfferBoxを知ってもらうことで、利用者の増加を目的としています。
「第8回【関西】HR EXPO」においては「名刺の獲得数」「ヒアリングする内容」「商談日の決定数」の3つをKPIに置きました。3つのKPIを掲げた理由としては、情報取得・営業の量でなく質を強化するためです。OfferBoxを必要としている方と会い、課題を聞き、OfferBoxを利用してもらう。そんな流れを作りたかったからです。
鹿毛法人マーケティンググループ内でどのような体制でHR EXPOを担当しているのですか？
河合大きく4つの役割があります。
①全体の事務局
出展の目的や目標の設定。HR EXPO運営会社との調整などを行います。
②制作
出展ブースやチラシ、ノベルティなどの制作を行います。
③当日運営
お客様の対応をする営業メンバーたちが、当日最大限に力を発揮して動けるような仕組みを考えています。当日の動きの決定や当日のトークスクリプトの準備をします。
④追客
出展ブースに来場いただいたお客様と営業担当をつなげる役割です。 お客様の必要とする情報を提供するなど、一度出会ったお客様がOfferBoxを必要とした時に思い出してもらえるような仕組みを作っています。また、インサイドセールスのメンバーが営業しやすいように、お客様からヒアリングした内容やデータの整理をします。
私は主に、制作・当日運営を担当していました。
鹿毛HR EXPO当日までにはどのような準備をしますか？
河合HR EXPOの準備は、約半年前から始まります。 春には東京会場での出展、冬には大阪会場での出展があるので、法人マーケティンググループのメンバーは1年中準備に追われることになります。
まずは目的や目標から計画を立てます。次に出展ブースの設計。出展ブースは過去の来場者数を加味したうえでパソコンを置く台数や収容人数を考え、図面をみて作りあげます。今回は遠くからでも目につくように、ロゴが明かりで照らされたボックスを目立つ位置におきました。パソコンでは、OfferBoxの検索体験ができるデモ機を用意しました。
続いて、ノベルティやチラシなど販促物の制作や当日稼働する営業メンバーの手配・準備です。
営業メンバーへは、事前に出展の目的やKPIだけでなくトークスクリプトや過去のお客様の事例などを説明する時間を設け、当日不安なく営業活動ができるように準備しました。
鹿毛今回の出展において前回から改善したことや活かしたことは何ですか？
河合2つあります。
1つは、営業メンバーがOfferBoxの案内に専念できる環境を整えたことです。前回の東京展からコンパニオンさんに集客を依頼しています。コンパニオンさんは集客のプロなので、強引さなくお客様をOfferBoxの出展ブースに呼び込んでくれるのです。また、以前は来場者数がピークの時間帯になると営業メンバーが対応に追われ、十分なご説明ができないことがあったのですが、コンパニオンさんがいてくれることで、どの時間帯も通りがかる来場者皆さんにお声がけができました。
2つ目は、即時で商談の日程が決められるツールを導入したことです。ツールを導入していない前回までは、サービスのご案内や採用活動に関するヒアリングは実施できていたものの、その日のうちに商談のアポイントを調整する導線を設計できていませんでした。ツールを導入したことで、お客様の希望日程を聞くだけで、OfferBoxの営業担当が即時に割り振られ、商談日を決めることができます。後日改めて日程調整をするよりもスピード感をもって、お客様の温度感が高いうちに対応することができるのです。
これら2つを実施したことで、「名刺獲得数」と「商談日の決定数」のKPIを達成することができました。ご契約につながったかどうかはこれから検証が必要ですが、まずは次のチャンスにつなげられたと思っています。
鹿毛当日はどのようなスケジュールですか？
河合当日はこのようなスケジュールです。
8:30 法人マーケティンググループ集合・出展ブースの準備
9:00 コンパニオンさん集合
9:30 営業メンバー集合
全員で最後の確認を行います。
10:00 展示会開始
13:00〜14:00が来場者数のピークでした。
17:00 終了
HR EXPOの前日には出展ブースの施工会社の方と準備をし、最終の調整を行いました。また最終日は、撤収作業と梱包作業があります。
前日の準備中
鹿毛終了後は何をしますか？
河合営業メンバーには毎日アンケートを実施し、3日間のなかで運営面において改善できることは改善し続けました。
たとえば、コンパニオンさんと営業メンバーの連携の改善です。初日はコンパニオンさんと営業メンバーがスムーズに連携できず、充分なサービス説明ができなかったケースがありました。その状況に対して営業メンバーから「営業メンバーとコンパニオンさんは常に近くに配置し、コンパニオンさんがお客様に声をかけ反応がよければ、すぐに営業メンバーが対応できるようなオペレーションにすべき」というフィードバックをもらいました。2日目以降はその意見を取り入れたことで、デモ機を用いたサービス説明への誘導率が格段に上がり、充分なサービス説明ができる機会が増えたのです。
また、お客様へのお礼メールや商談日程の調整も素早く対応します。
開催終了後は、グループ内で振り返りを行います。内容は「良かったこと」「課題」「改善できること」「次回やってみたいこと」「KPIの振り返り」です。振り返った内容をもとに、次の東京会場の出展に活かすのです。
鹿毛HR EXPOを担当してどうでしたか？
河合直接お客様の声を聞けたことで勉強になることばかりでした。私はマーケティング部に所属しているので、直接お客様とお話しする機会が営業メンバーより少ないです。今回得たお客様の課題、どのような情報が欲しいのかなどのリアルな声を、日頃のマーケティング業務で「より採用担当者の方に届く・役立つ情報」を考える際に取り入れていきたいです。
鹿毛次に活かしたいことは何ですか？
河合グループとしては、より充実したサービスのご案内ができる環境づくりや、商談・ご契約につなげるためのフロー構築に力を入れていきます。営業メンバーとの連携の取り方や出展ブースのあり方など、改善できることが多くあるので、ブラッシュアップしていきたいです。
個人的には、出展ブースの訴求メッセージなどをさらにより良いものにしたいと思っています。出展ブースは、前回のものを踏襲して改善することが多いです。よりお客様の目に止まるものにするために、採用に携わる方々に響く訴求について検討を重ねていきたいです。
鹿毛ありがとうございました！
