こんにちは。経営管理部マネージャーの杉本です。
火災、地震などの災害はいつ発生するか予想がつきません。経営管理部として予想外の事態が起きたとき、i-plugグループのメンバーの命を守るためにできることを最大限準備しているのだろうか。年初早々に能登沖で大規模地震が発生し、日本において、南海トラフ地震や首都直下地震などの大規模災害の可能性がうたわれるなかで、災害時の防災体制の見直しを開始しました。
当記事では、i-plugの防災体制の見直しについて書きたいと思います。

なぜ防災体制を見直したのか

i-plugはこれまでも防災体制の整備をおこなってきました。しかし、少し前に作られたものなので、グループ会社の考慮やリモートワーク、ワーケーションなど働き方の多様化に対して、アップデートがされていないままでした。
今年はじめの「令和6年能登半島地震」が、体制を見直す必要があると感じた大きな出来事の一つです。南海トラフ地震や首都直下地震などいつ起こるかわからない状況に対して、後回しにするのではなく、対応の必要性が高いと考えました。

防災はやれることが無限にあります。今回は、i-plugグループとして危機発生時の最優先項目である、メンバーの「命」を守ることを考え、「人」に関する体制の見直しに着手しました。

実施したこと

今回実施したことは下記の4つです。

①対策本部の見直し

これまではコロナ禍前の出社を前提とした体制での、マニュアルだったのです。また該当部署のメンバーの居住地をみると全員関東圏在住でした。
見直しポイント1つ目としては、西日本と東日本での災害発生時に分けて考え、誰が何を担当するかを明確に定めました。シンプルに説明すると図のような体制です。誰がどこまで担当し、何を誰に報告すべきかを類型化。複数拠点を持つ利点を活かし、各部門には西日本と東日本の担当をおいたのです。

また体制を作るだけでなく、本部の設置と解散の条件も明確にし、安否確認までの手数をシンプルかつ明確に定めました。

②災害別の避難基準の整理

見直しポイントの2つ目は、「災害別の避難基準」です。予知できない災害を「地震」「水害」「噴火」「火災」の4つに分類し、4つの災害が起きた場合の避難場所と取るべき行動をリスト化しました。リストは、i-plugの各オフィス拠点、グループ会社各社のオフィスごとに分類し作成しています。オフィスが位置する各自治体とビルの基準や、近隣の避難所を調べました。

当初は、とるべき行動を細分化し作成することでマニュアルを見れば行動ができる、判断ができるものを検討しました。しかし情報を詰め込みすぎると即座の判断が難しくなります。そのため災害発生時に全メンバーにインプットされていて、即座に判断ができることを優先し、災害別とオフィス別の掛け合わせでシンプルに整理をおこないました。災害時の最重要項目としては、初動の重要性とどうすればいいかわからないということで焦らせないことです。

③安否確認の見直し

見直しポイントの3つ目です。これまでの安否確認のシステムは、各メンバーが登録する「居住地」にて災害が発生した場合に、自動で安全確認のメールが届くようになっていました。しかし今年はじめの「令和6年能登半島地震」は、会社が長期休暇に入ったタイミングでの発生。長期休暇中は、旅行や帰省をするメンバーも多いので、登録している「居住地」に必ずしも全員がいるわけではありません。また、i-plugはリモートワークが浸透しているので、ワーケーション等で居住地を離れて仕事をしている可能性があります。出張時もそうです。
i-plugの働き方に合わせた安否確認のシステムに変える必要性を感じ、国内の災害発生時は一定規模の災害発生時には、全国のメンバーに安否確認が送られるように変更しました。

④オフィスに備える防災用品の見直し

最後に4つ目のポイントです。もちろんこれまでも防災用品は準備がありました。東京都の条例で記される3日分の備蓄品とオフィスに出社が見込まれる人数を計算し、問題ないかの見直しを実施。飲食料だけでなく、災害時に必要な防災用品を導入することにしました。

また備蓄があっても担当部門しか保管場所がわからないということでは意味がありません。各用品ごとにまとめて保管するのではなく、1日分ごとに必要なものを保管すること、保管場所も誰もがわかる場所に保管すること、ということを改善ポイントとして設定しました。

ネクストアクション

社内周知

今回実施した見直しが十分とはいえません。なぜならルール、制度が整備されても、認知が十分ではない、内容が理解できないということであれば意味がないためです。i-plugグループ全メンバーが、災害時に何をすべきか知っておくことが最も重要です。そのため、メンバー全員がどのような基準で何をするべきかわかるように、グループ全メンバーが閲覧できるポータルサイトにすべての情報を掲載しました。ただ掲載するだけでは不十分なので、社内の周知が今後のキーになります。
なお、災害ポータルサイトには災害情報だけではなく、オフィス内で発生する可能性のある要救急対応のフローやAED保管場所、避難経路や消火器の場所などグループメンバーの「人命の保護・救出」につながる情報も掲載をしています。

防災訓練

発生の予測ができないのが災害。災害発生後、ポータルサイトが見れる状況なのか、サイトに掲載されている情報が正しく頭に入っているかはわかりません。全員が同じ基準で動けるように、定期的な防災訓練を実施していこうと考えています。次回の防災訓練は4月の予定。i-plugグループの全メンバーが安否確認をスムーズに実施できるかの訓練を実施予定です。

安否確認の訓練だけでなく、地震・水害・火災などあらゆる災害において、どう行動すべきかの訓練を様々な形式で行っていきたいです。災害時に一人で判断をするのではなく、全員が同じ動きをできることで精神的な安心だけでなく、人命救助に繋がります。

さいごに

防災に関して、できることがまだまだたくさんあります。常々、会社の環境や災害に関する行政の情報などをキャッチアップし、一つずつ整理しながら必要な時に必要なものが備わっている会社作りをしていきたいです。自分を守ることをメンバーに委ねるのではなく、これからも会社として「人」を守る組織づくりをしていこうと思います。