こんにちは、コミュニケーションデザイン部（PR）の北島です。i-plugグループでは、オフラインで集まる「キックオフイベント（※1）」を年に2回開催しています。今回はキックオフイベントを実施するまでの裏話を記事にしたいと思います。
(※1)：#7 全社キックオフを開催する理由は？/ シリーズ：中野さん！ちょっと教えてください。
i-plugグループのキックオフについて
i-plugグループでは、キックオフを半期に1度、開催しています。前年度の振り返りと今年度の事業戦略を全社員に共有しながら、会社としての方向性を再確認する場です。キックオフの企画と運営は、私たちコミュニケーションデザイン部が主幹となって進めます。社内で役割分担しながら運営するため、手作り感が溢れるキックオフです。
また、i-plugグループのキックオフは2024年度より大きく形式を変更しました。「半期の振り返り」と「半期の戦略発表」はリモート形式で実施。オフライン形式で実施するキックオフイベントでは、座って話を聞く時間を短くし、オフラインの場で実施するべき内容に変更しました。たとえば、今までリモート形式で実施していた入社式をキックオフのコンテンツとして組み込んだり、コミュニケーションパートの時間を増やしたりしています。
この記事では、キックオフのPM（プロジェクトマネージャー）を務める私が、オフライン形式で実施している「キックオフイベント」を開催するまでの裏話について、お送りしたいと思います。
i-plugグループのキックオフイベントを開催するまで
1. 開催1年前：開催日程と開催場所の選定・確定
まずは、対面形式のキックオフの開催日程と開催場所の選定です。i-plugグループのキックオフの開催は年に2回、4月と10月の月初めに実施します。この時期は、入社式や内定式の時期と重なり、会場の確保が難しい時期です。そのため、約1年前から会場を探しています。社外担当は、経営管理チーム。経営管理チームと会場の下見や、比較資料などを見ながら会場を検討します。その後、会場のメリットや価格などを資料にまとめ、役員会議に提出し、確定します。会場決めの際は、価格やキャパシティ、会場へのアクセス、会場にある機材などを検討材料にすることが多いです。
2024年度下期キックオフ会場の下見時の写真
2. 開催4〜5ヶ月前：コンセプトとゴールの設定
開催5ヶ月前からコンセプトとゴールを考え始めます。前回のキックオフイベントの実施後アンケートの結果を参考にしながら、「会社として何を伝えたいか」を考えます。そして、定めたコンセプトをもとに、今回のキックオフのゴールを設定。コンセプトとゴールがまとまり次第、役員会議にて確定させます。
3. 開催4ヶ月前：キックオフ事務局の立ち上げ
キックオフの軸が固まったら、次は「キックオフ事務局」の立ち上げです。キックオフの全体構成・予算の配分・今後のスケジュールを可能な限り固めます。そして、体制図を作成し、キックオフ事務局のメンバーを決め、オンラインで決起会を実施します。
こちらが2024年度下期キックオフの事務局の体制図です。社内で役割分担をしながらキックオフの準備を進めます。
4. 開催3ヶ月前：開催に向けた社内周知
続いて、社内への告知の準備です。キックオフイベントは大阪で開催するので、大阪以外の地域に住む社員は宿泊予約が必要な場合があります。宿泊予約をスムーズに進めることができるように、キックオフ用のポータルサイトや社内告知用の資料を作成します。社内対応を取りまとめるのは、経営管理チームと総務チームです。準備が整い次第、朝会の時間を活用して、キックオフの開催日程と開催場所の告知を行います。告知後は、宿泊予約が必要な社員の人数を把握するために、事前アンケートを実施。キックオフで最も費用がかかるのが宿泊移動費であるため、概算を把握するために、アンケートに回答してもらいます。
2024年度下期キックオフのポータルサイトのトップページ
5. 開催2〜3ヶ月前：各コンテンツの企画設計
社内への周知と同時並行で、各コンテンツの企画設計に取りかかります。キックオフイベントのコンテンツの設計は、コミュニケーションデザイン部が主導で考えます。基本的にキックオフは2部構成で、前半は会社や事業の理解を促進するパート、後半はコミュニケーションパートです。
2で決めた「コンセプトとゴール」を踏まえて、今のi-plugグループに必要な企画を検討するのです。前半パートは、会社の経営戦略に関わる内容が含まれるので、経営戦略室と一緒に考えて、内容を詰めます。後半パートは、クイズなどのゲームを通して、i-plugグループの理解を深めてもらうコンテンツを考えなければなりません。そのため、複数のゲーム案を各自持ち寄り、「コンセプトとゴールに合っているか」を踏まえて、ゲームの内容を決めていきます。内容がまとまり次第、役員会議に提出し、コンテンツを確定させます。
6. 開催1〜2ヶ月前
配信設備の確認
コンテンツの大枠が決まったら、キックオフイベント会場の配信設備の準備です。当日の会場での音響・照明・配信の取りまとめは、戦略情報システム部が担当します。当日滞りなく実施できるように、コンテンツの内容に沿って機材や通信設備を確認。また、当日会場に来れない社員向けにオンライン配信も行うので、マイクなどの音声が問題なく配信できるか、会場側とすり合わせを行います。
司会者2名の選定
キックオフイベントは、司会者が進行します。社員を表彰する「MVV AWARD」の受賞者や、新卒入社したメンバーなどから検討し、2名の社員に司会を依頼をします。
2024年度下期キックオフの司会を担当してくれた二人
オープニング動画の制作依頼
キックオフイベントの当日は、冒頭に1分程度のオープニング動画を流します。実は、このオープニング動画も社内で制作しているのです。i-plugのOSSチーム（※2）のメンバーが担当しています。オープニング動画があることで、会場の雰囲気が引き締まるため、大事なコンテンツの一つです。ミーティングを重ねて、素敵な動画を作り上げています。
(※2)誰もが自分の可能性を拡げて働ける世界を目指す。障がい者雇用担当者へインタビュー
フードとドリンクの手配
遠方に住む社員でも当日会場入りが可能になるように、キックオフイベントは、開始時刻を12〜13時に設定します。そして、終了時刻は18時です。約6時間の長丁場になるため、コミュニケーションパートで軽食を出します。4で実施した事前アンケートの参加人数を参考に、社外担当の経営管理部が、フードとドリンクを発注します。
入場時にはドリンクを配布し、軽食ではお菓子とサンドウィッチを提供
7. 開催1ヶ月前：台本と会場レイアウトの作成
コンテンツの詳細が固まったら、台本と会場レイアウトを作成。会場設営の兼ね合いで、会場への事前提出が必要となるため、期限までに作成する必要があります。この取りまとめの担当は、コミュニケーションデザイン部です。台本は、司会者が話すパートや時間配分、照明、音響など、すべての情報がまとまった資料です。事務局メンバーで修正を行ったり、追記したりしながら、前日までに完成させます。またコンテンツによって、会場のレイアウトをスクール型・島型など、変更しなくてはならない場合もあるのです。どのような配置が適しているのかを検討し、テーブルと椅子を発注します。
2024年度下期キックオフの前半パートのレイアウト
8. 開催当日
いよいよ開催当日！朝10時に事務局メンバーが集合します。開場時刻までに全員分の名札を並べたり、登壇者のリハーサルをしたり、それぞれの持ち場で準備を進めます。開催時刻になったら、いよいよスタートです。ハプニングが起きないかソワソワしますが、イベント中に社員の笑顔を見ると「事務局メンバーと一生懸命準備を進めてよかった」とホッとします。
まとめ
以上、「i-plugグループキックオフイベント」についての話でした。内製でキックオフイベントを実施する場合、日々の業務と同時並行で準備を進める必要があります。そのため、時期によっては正直とても大変です。しかし、外部にキックオフイベントの運営を委託するのでなく、社内で役割分担しながら取り組むからこそ、i-plugらしさのあるイベントを実施できていると思います。結果的に、キックオフイベントに対して、約9割の社員が「満足」と回答。実施回数を重ねるごとにクオリティを高めることができていると実感しています。
10月に実施した「2024年度下期キックオフ（※3）」の振り返りが終了し、現在「2025年度上期キックオフ」の準備を進めています。開催まで残り約5ヶ月。事務局メンバーで方向性を検討し、さらに良いキックオフイベントを作り上げていきたいです。
